1 | ניהול זמן

מסך ראשי ⬅ מנהלים עסק ⬅ ניהול עצמי ⬅ 1 | ניהול זמן

ניהול זמן בצורה נכונה

---

המושג ניהול זמן לא כל כך זר לנו. אולי אנחנו לא רוצים להודות בזה, אבל בפועל, לרובנו יש יומן בסלולרי או במחשב ואנחנו כותבים בו משימות שונות: מתי לאסוף את הילדים מהגן, מתי התור לרופא, באיזה יום קבענו פגישה עם חברים. כל פעולה קטנה כזו, נאספת ונחשבת ניהול זמן.

כמו בחיים האישיים גם בעסק שלנו ניהול זמן הוא דבר מהותי. זוהי אחת המיומנויות הניהוליות החשובות ביותר כדי שנעמוד בלוחות הזמנים מול לקוחות וספקים למשל, או שנעמוד ביעדים שהגדרנו לעצמנו.

בחלק זה נלמד איך ננהל את הזמן שלנו נכון:

1. ניהול ותעדוף משימות

2. טיפים וכלים לביצוע משימות

ניהול ותעדוף משימות

משימות משימות משימות... תמיד יש ותמיד יהיו. למרות העומס אנחנו יכולים לעשות סדר בבלגן. נעשה זאת באמצעות כמה שיטות שיהפכו את התמרון בין המשימות להרבה יותר פשוט:

• נתחיל בכתיבת רשימת המשימות שאנחנו צריכים לבצע, משימות לטווח הרחוק נרשום ברשימה נפרדת.

• כדי לנהל את המשימות שלנו בצורה אפקטיבית נתעדף את המשימות השונות לפי רמת החשיבות והדחיפות של כל משימה. כלי יעיל לתעדוף משימות הינו מטריצת "דחוף חשוב" (סטיבן קובי). הכלי יעזור לנו להבין במה כדאי להתמקד, כשהמטרה שלנו היא להתמקד כמה שיותר במשימות חשובות ולא דחופות כדי למזער כיבוי שרפות בהמשך.

לפי המטריצה יש 4 דרכים לחלוקת הזמן שלנו במשך יום העבודה:

1. פעילות חשובה ודחופה- משימות שחייבות להתבצע כעת בגלל שיש להן תוצאות משמעותיות.

2. פעילות חשובה אך לא דחופה- משימות שיש להקצות להן זמן (והרבה), אך לא דחופות לביצוע בזה הרגע.

3. פעילות לא חשובה ודחופה- משימות שדורשות פעולה מידית וקצרה- בעיקר מתמקדת בקידום וביצוע משימות הקשורות לאחרים.

4. פעילות לא חשובה ולא דחופה- הגזלנים, מבזבזי הזמן- מקום נוח לבריחה ממשימות משמעותיות יותר.

טיפים וכלים לביצוע משימות

לאחר שתעדפנו את המשימות נבחר את הדרכים שיסייעו לנו לבצע את המשימות כחלק משגרת העבודה.

• נגדיר רשימת משימות שעלינו לבצע בשבוע הקרוב ונסגור זמן ביומן ל"פגישה עצמית" לביצוען.

• נגדיר זמן קבוע לצורך ביצוע משימות מסוימות (שגרות), למשל מענה למיילים כל יום מ-09:00 עד 10:00, הכנה לפגישת צוות כל יום רביעי ב-16:00, שיחות מול ספקים בתחילת יום.

• נבצע משימות מסוימות במקביל, למשל, נכין רשימת משימות ליום הנוכחי במקביל לשתיית הקפה של הבוקר. נגיב למיילים בזמן שנמתין על הקו לנציג שירות לקוחות או להזמנת ציוד.

• נימנע מהפרעות בעוגני זמן ספציפיים ביום, למשל, לא לענות לטלפונים בשעה הראשונה של היום בה עונים על מיילים.

• ניהול זמן פגישות: נבדוק נחיצות כל פגישה, נגדיר מטרות לפגישה ונסיים פגישות בדיוק בזמן.

• בנוסף לטיפים מומלץ להשתמש באפליקציה אחת בה נשמור את המשימות שלנו, כזו שתעזור לנו לנהל את המשימות. הנה מספר הצעות לאפליקציות קיימות: Outlook, Google Keep, todoist (לסרטונים), any.do (לסרטונים), Trello (לסרטונים) וכו'.

את האפליקציה נבחר על פי קריטריונים שחשובים לנו, לדוגמה:

• אפליקציה בעלת ממשק נוח עבורנו

• הוספה קלה של משימות חדשות ואפשרות לפרט עליהן: פרטי המשימה, חשיבות המשימה, קישורים חיוניים, שמות ופרטי יצירת קשר.

• אפשרות ליצירת קטגוריות: למשל, משימות עבודה, משימות אישיות ומשימות לפי נושאים.

• חיבור ללוח שנה, יצירת אירועים חדשים.

• אפשרות לקביעת תזכורות לביצוע משימות שונות.

• סנכרון עם מגוון הפלטפורמות בהן אנו משתמשים: מחשב, סלולר.

• סנכרון עם אפליקציות או שירותים שאנו משתמשים בהם. למשל, Outlook, Google calendar.

לסיכום, ניהול זמן זוהי מיומנות שניתן לעבוד עליה ולחזק אותה בדומה למיומנויות ניהול אחרות. רישום המשימות יכול להיות השלב הראשון כדי להיות ממוקדים ולהצליח לתעדף בין המשימות השונות. לאחר מכן, ננסה לבחור את הכלים והשיטות המתאימים לאורח החיים ולסגנון שגרת העבודה שלנו. כעת, בחרו בדרך אחת או שתיים בה תתמקדו בזמן הקרוב ובחנו אם אכן מסייעת לכם ביומיום.

בהצלחה!

חזרה לפרק מנהלים עסק