3 | עבודה מול אנשי מקצוע בתחום הפיננסיים

מסך ראשי ⬅ מנהלים כסף ⬅ מתרגלים ⬅ 3 | עבודה מול אנשי מקצוע בתחום הפיננסיים

9 שאלות שיעשו סדר בבלאגן!

---

ריכזנו 9 שאלות חשובות שיעשו סדר בכל הנוגע לבעלי מקצוע. בשאלות אלו נראה מהם הנושאים החשובים בעבודה המשותפת ועל מה נרצה להקפיד.

לפני הכול, נשאל את עצמנו/ נקבל החלטה האם נתנהל באופן עצמאי לחלוטין או שנצטרך ליווי של בעל מקצוע?

הניהול הפיננסי של העסק מצריך מיקוד בשני כיוונים עיקריים:

א. התנהלות כספית (מעקב אחר הוצאות והכנסות, הכנת דו"חות) ב. התנהלות מול גורמים חיצוניים (מע"מ, מס הכנסה וכו')

ניהול נכון של שני אלו, ישתלם מאד עבורנו! הקפדה על שגרות עבודה ויצירת מנגנון למעקב ובקרה, יחסכו זמן וכסף. נבהיר שלא מדובר בהשקעה מרובה, משימת הניהול הפיננסי דורשת עקביות שכל אחד יכול לעשות אותה.

המלצה!

עדיף להימנע מניהול באופן עצמאי אם יש לנו עסק שאינו פטור ונדרש בדיווח דו- חודשי. תמיכה של בעל מקצוע, מייצג הינה משמעותית ובעלת ערך רב. קל ומשתלם אך יותר להתנהל באופן עצמאי כשמדובר בעוסק פטור שאינו מחויב בדיווח דו חודשי. לקריאה נוספת, הבדלים בין סוגי עסקים (פטור, מורשה, חברה בע"מ).

נזכיר ש:

• יועץ מס רשאי לייצג עוסק פטור ועוסק מורשה.

• רואה חשבון רשאי לייצג חברה בע"מ, עוסק פטור ועוסק מורשה.

• גופים ציבוריים מולם נתנהל (כמו ביטוח לאומי ומס הכנסה) יספקו עזרה במילוי הטפסים להגשה באופן נוח, וכדאי שנכיר ונעזר באתרים שלהם (ביטוח לאומי, מס הכנסה).

1. איזה בעל מקצוע מתאים לצרכי העסק שלנו?

כבעלי עסק עלינו לבחון כל הזמן עלות מול תועלת ולשקלל נתונים כמו:

א. מה בעל המקצוע מספק לי - תכולת עבודה ב. מה אני צריך לספק, כדי שהעבודה המשותפת תצא לפועל - משאבי זמן (פגישות, הכנת חומרים ועוד) או ידע (על הכנסות העסק, מכירות ועוד)

התאמה מדויקת של בעל מקצוע לסוג העסק, יכולה לחסוך ולהפוך למשתלמת יותר עבורנו (לקריאה נוספת סוגי בעלי מקצוע).

התאמה נוספת של בעל המקצוע ניתן לבחון על ידי בדיקת:

• מקצועיות- מפגין יכולות מקצועיות. ניתן לבדוק זאת למשל באמצעות- - המלצות על בעל המקצוע מעמיתים למקצוע, טרום ההתקשרות הראשונית. - צפייה בדוגמאות אמיתיות מעבודה מול לקוחות. - בירור פרטים על בעל המקצוע באמצעות כלים שונים. (להרחבה ניתן לקרוא כלים נוספים).

• זמינות- זמין עבורנו וקשוב לצרכי העסק ולמטרות שהוגדרו לעסק.

2. מול מי נתנהל כחלק מההתקשרות עם בעל מקצוע?

חשוב שנכיר את הגורם המטפל שלנו, שנדע למי אנחנו פונים ובאיזה מקרים ומה שמם של כל אחד מאנשי הקשר. במשרדים גדולים כדאי לתאם ציפיות כבר בתחילת ההתקשרות בשיחת ההתנעה הראשונית, לגבי האדם מולו נתנהל בשוטף, במקרים מסוימים ההתנהלות החודשית תהיה מול מנהל חשבונות ומידי רבעון או בדו"ח סוף שנה, נתנהל מול רואה החשבון.

3. כיצד נדבר עם בעל המקצוע?

לשם שגרת עבודה נכונה עם בעל המקצוע מומלץ לתאם מהן דרכי התקשורת העיקריות ולקבוע דרך התקשרות נוחה שמתאימה לשני הצדדים. למשל, פגישות פנים מול פנים, פגישות וידאו, מיילים או בכלל שיחות טלפון, בפרקי זמן קבועים לשם מעקב ובקרה.

4. מה הזמינות של בעל המקצוע?

מומלץ להבין מבעל המקצוע את רמת הזמינות שלו וזמן התגובה שלו על דברים מסוימים, כך שיתאימו לשני הצדדים. למשל, מענה למייל עד יומיים, מענה לשיחת טלפון באותו היום.

5. מתי נקיים סטטוסים?

יש לתאם בשיחת ההתקשרות הראשונית לגבי אופן העדכונים השוטפים. למשל, קיום סטטוס קבוע אחת לשבועיים פנים מול פנים, שיחת טלפון של רבע שעה אחת לשבוע ולעגן זאת בלוח הזמנים שלנו כחלק מניהול הזמן שלנו.

6. מה תהיה תכולת העבודה בהתקשרות? האם היא תכלול עלויות נלוות?

תיאום ציפיות לגבי תכולת העבודה היא קריטית להמשך ההתקשרות עם בעל המקצוע. פער ציפיות בשלבים מאוחרים יותר יכול להוביל לאי נעימות שניתן למנוע.

למשל:

• בעל המקצוע דורש תשלום חודשי של 500 ₪, עלינו להבין האם התשלום כולל למשל גם דיווח חודשי למע"מ ולביטוח לאומי וגם את הדו"ח השנתי.

• נדיר שרואה חשבון יבצע סקירה פיננסית קבועה על עסק קטן ולכן אם אנחנו מצפים שכך יהיה כדאי לבדוק זאת.

• במקרים בהם עסק יצטרך להפיק דו"חות מיוחדים: לדוגמה עבור הלוואות מהמדינה, חשוב לשאול האם רואה החשבון יידע לספק לו את זה במידת הצורך והאם ידרוש עלות נוספת.

• יש להבין האם בעל המקצוע מטפל בנושא המשכורות לעובדים. רואה חשבון לא יטפל בנושא עבור עסק זעיר ולכן הכדאיות היא לפנות ליועץ מס שכן יספק שירות זה.

• יש להבין האם בהתקשרות מול בעל מקצוע התשלום הוא שנתי או שצפויות עלויות נוספות בהתאם לדו"חות שונים.

• לדוגמה, עוסק מורשה שייעזר בבעל מקצוע בדו"חות המוגשים כל חודשיים, צריך להבין האם זה נלקח בחשבון במסגרת התכולה או עלות העבודה על הדו"ח השנתי בנוסף, וכן במידה ויש חריגות מה עלות כל שעת עבודה נוספת.

• דוגמה נוספת מתייחסת לציפייה שרואה החשבון יספק המלצות וניתוחים על העסק.

את תיאום הציפיות נקיים בפגישה הראשונה בה נקבע נקודות לבדיקת התכולה

(לקריאה נוספת סוגי בעלי מקצוע).

7. האם באחריותו של בעל המקצוע להזכיר לבעל העסק לגבי תשלומים קבועים במהלך השנה?

אחריות בעל המקצוע לנהל את התחום הפיננסי ולשלוח תזכורות לבעל העסק בהתאם למה שסוכם בתחילת תהליך ההתקשרות. למרות זאת, במקביל על בעל העסק להיות בבקרה עצמית ובאופן תמידי על המועדים הקשורים לניהול הכסף בעסק (לדוגמה, תשלומים, הגשת דו"חות ועוד). למשל, חברה בע"מ נדרשת לתשלום שנתי מסוים, על בעל העסק לדעת מראש איזה חלק עליו לבצע במשימה ואיזה חלק בעל המקצוע צריך לבצע. באחריותו כבעל העסק לוודא השלמת המשימה במלואה.

8. האם בעל המקצוע אחראי לנתר ולספק הכוונה בנושא מקדמות בתחילת שנה?

כדי להימנע מתשלומים כבדים בסוף השנה, הציפיה מבעל המקצוע לדעת ולחזות את צפי ההכנסות השנתי ובהתאם לכך לתכנן את תשלום המקדמות של העסק. זאת כדי להימנע מעומס תשלומים כבדים בסוף השנה. מומלץ לתאם זאת כחלק מהשיחה המקדימה מול בעל המקצוע.

9. מתי מעבירים לבעל המקצוע את החומר החודשי/ דו חודשי?

בעבודה מול בעל מקצוע יש להגדיר את מועד העברת החומר הפיננסי של העסק. למשל, אצל בעל מקצוע מסוים התאריך יהיה ה-10 לחודש בעוד שאצל אחר יהיה ה-5 לחודש. מידע זה מהותי משום שעלינו לגזור זמנים אחורה בהתאם לזמן הדרוש לנו להכנת החומרים והמסמכים הדרושים, לפני העברתם לבעל המקצוע.

חזרה לפרק מנהלים כסף